Integriteitsprotocol (inclusief fraudeprotocol)

Het bestuur van de stichting The Art of Charity heeft in zijn vergaderingen van 4 september en 20 november 2019 gesproken over integriteit en onbetamelijk/grensoverschrijdend gedrag. Het bestuur heeft daarbij voor zichzelf en voor alle medewerkers van de stichting het volgende besproken en vastgelegd:

Motivatie
– De stichting The Art of Charity is opgericht om hulp te bieden aan mensen in nood. Concreet gaat het om de arme en hongerlijdende bevolking van Malawi. We worden gedreven door christelijke warm-hartigheid en door bewogenheid met de mensen die op onze weg zijn geplaatst om geholpen te worden. Onze inspiratie vinden we in wat de bijbel ons leert over de liefde van God, die mee door ons handelen zichtbaar mag worden in de wereld. Daarom vermijden we in onze contacten met onze medemensen alles wat onbetamelijk is. Onder onbetamelijk gedrag verstaan we elk gedrag dat niet voortkomt uit liefde en waarmee we alleen gericht zijn op onze eigen belangen.
-De afspraken die we in dat verband maken, betreffen onze omgang met mensen in Malawi die we in het kader van onze activiteiten ontmoeten, maar ook ons gedrag tegenover allen die in Nederland op de een of andere manier bij ons werk betrokken zijn.

Respect en integriteit
– We respecteren de menselijke waardigheid en gelijkwaardigheid van iedereen met wie wij in het kader van onze activiteiten te maken hebben. We behandelen iedereen eerlijk en zonder bijbedoelingen. Alle vormen van discriminatie en intimidatie wijzen we af en maken we bespreekbaar. We voorkomen belangenverstrengeling en misbruik van onze positie of bevoegdheden. We maken geen misbruik van de kwetsbare situatie van mensen in Malawi. Van onze medewerkers verwachten we geen activiteiten die hun mogelijkheden te boven gaan of die buiten de gemaakte afspraken vallen.

Voorkomen en vermijden van grensoverschrijdend gedrag
– We komen niet ongewenst te dichtbij en raken iemand niet tegen zijn of haar wil aan. We geven een ander geen ongewenste seksueel getinte aandacht. We stellen geen ongepaste vragen en maken geen ongewenste opmerkingen over iemands persoonlijk leven of uiterlijk. In de showroom in Wezep, het gebouw waarin verkoopactiviteiten plaatsvinden om inkomsten voor de stichting te verwerven, werken vrouwelijke medewerkers nooit alleen.

Zuiverheid en eerlijkheid in financiële aangelegenheden
– We houden ons ver van frauduleuze handelingen als administratieve valsheid en bedrog, het ontduiken van wettelijke voorschriften op financieel gebied en het bevorderen van persoonlijk gewin ten koste van de financiën van de stichting. Het bestuur heeft heldere afspraken vastgelegd over kosten die gedeclareerd kunnen worden en houdt zich daaraan. We verkrijgen geen giften en werven geen donateurs met onjuiste informatie of door op een onzuivere manier druk uit te oefenen.

Maatregelen om onregelmatigheden en onbetamelijk gedrag te voorkomen
– Wanneer we in het kader van onze werkzaamheden bij iemand onbetamelijk gedrag signaleren, zullen we die persoon daarop aanspreken. Wanneer dat niet mogelijk is of wanneer het niet het gewenste resultaat heeft, kan het gedrag gemeld worden aan het bestuur. Als het een bestuurslid betreft, kan de melding aan een van de andere bestuursleden worden gedaan. De bestuursleden beloven dat zij elke melding serieus zullen nemen en zullen (laten) onderzoeken. Wanneer ze gedrag constateren dat iemand voor de Nederlandse wet strafwaardig maakt, zullen ze de melder adviseren om aangifte te doen.
– Op administratief en financieel gebied werken we accuraat en bouwen we de nodige vormen van controle in. Inkomsten en uitgaven worden op een te controleren manier vastgelegd. Over elk kalenderjaar worden een jaarverslag en een jaarrekening gemaakt, die in een bestuursvergadering worden besproken en vastgesteld. De jaarrekening wordt beoordeeld door een kascommissie. Het jaarverslag en de jaarrekening worden voor 1 juli van het jaar dat op het betreffende kalenderjaar volgt gepubliceerd op de website van de stichting.
– Alle inkomende en uitgaande correspondentie wordt binnen het bestuur gedeeld.
– Wat Malawi betreft houden we zoveel mogelijk rekening met de cultuur van dat land. Daarbij sluiten we ons aan bij wat in de omgang tussen man en vrouw wel en niet acceptabel wordt gevonden.
– Op de manier waarop de mensen in Malawi die bij ons werk betrokken zijn met elkaar omgaan, hebben we maar in beperkte mate invloed. We zorgen er in ieder geval voor dat onze afspraken daar bekend zijn (zie hieronder). Wanneer uit rapporten of tijdens de reizen naar Malawi blijkt dat er sprake is van onregelmatigheden of onbetamelijk gedrag spreken we de verantwoordelijke persoon daarop aan.
– We publiceren deze afspraken op de website van de stichting, zowel in het Nederlands als in het Engels, en verstrekken een afschrift ervan aan onze medewerkers.
– Eén keer per jaar zal zowel binnen het bestuur als binnen een bijeenkomst met de medewerkers een evaluatie worden gehouden, om na te gaan of de gemaakte afspraken voldoen.

Het bestuur,
Bo Teerling, voorzitter

Diederik Ensing, secretaris

Halbe Geertsma, algemeen bestuurslid